Svårt med fokus i aktivitetsbaserat

De nybyggda kontoren upplevdes som harmoniska, med behagliga färger och en lugn visuell miljö. Det var bra stämning och god sammanhållning. Men när det gällde koncentrerat arbete fungerade det inte lika bra. Många var missnöjda med möjligheten till avskildhet.

Det visar en studie från Institutet för stressmedicin i Västra Götalandsregionen, som handlar om när 1 900 personer i Västra Götalandsregionen flyttade till aktivitetsbaserat kontor.

Medarbetare från tolv olika adresser flyttade 2018 in i två aktivitetsbaserade kontor. En enkätundersökning gjordes sex månader efter inflyttning. Dessutom gjordes observationer och analyser av kontorens layout.

Maral Babapour. Foto: Turid Oom

Kan det då vara så att man får ta det onda med det goda om man ska jobba i aktivitetsbaserade kontor? Å ena sidan nära till samarbete, fin miljö, men lite si och så med koncentrationen?
– Det är förstås inte meningen att det ska vara så, säger Maral Babapour, en av forskarna bakom rapporten.

Aktivitetsbaserade kontor ska ha ytor som möjliggör fokuserat arbete. Men i praktiken finns det inte tillräckligt många och de används heller inte alltid som det är tänkt.Maral Babapour säger att man kan hamna i en inre målkonflikt.
– Man vill kunna koncentrera sig, men samtidigt inte missa vad som händer. Det kan också vara så att du vill jobba koncentrerat men kollegorna förväntar sig att du ska vara med.

I cellkontoret kan du stänga dörren för att signalera att du vill vara i fred, i ett öppet kontor går inte det. I det aktivitetsbaserade kontoret ska det i teorin finnas möjlighet till båda delarna. Kontoren delas in i olika zoner, som en tyst, en lugn och en aktiv zon. Men i studien fungerade det inte som det var tänkt.

Det handlar också om självledarskap, påpekar Maral Babapour. De 25–40 procent av de svarande som faktiskt var nöjda eller mycket nöjda kanske såg till att anpassa sitt arbetssätt.
– Man behöver hitta strategier för att kunna navigera i det aktivitetsbaserade. Man behöver också möjligheten att själv kunna planera sitt arbete för att välja när och var man ska jobba.

De aktivitetsbaserade kontoren inom Västra Götalandsregionen som ingick i studien hade olika planlösningar. Den första hade två atrium i mitten, med ytorna runt omkring. Det fanns glasväggar och var visuellt öppet. Det andra hade så kallade korridorplanlösningar. Korridorerna kantades inte av traditionella cellkontor utan av öppna ytor, mindre rum och rum för upp till fyra personer, samt mötesrum. Flödet av människor skedde i korridoren.

Forskarnas hypotes var att atriumlösningen, där det fanns flest avskilda rum, skulle få bäst betyg på avskildhet och koncentration. Men så blev det inte. En delförklaring var att de flesta som flyttade dit tidigare hade haft egna rum. De som flyttar från cellkontor eller delade mindre rum upplever ofta förändringen mindre positiv, medan de som flyttar från helt öppna kontor till och med kan tycka att det blir bättre och att de får fler möjligheter till avskildhet.

Men det fanns också en annan förklaring till att de med atriumlösningen var mindre nöjda, säger Maral Babapour.
– Allt var synligt i det med atrium. I korridorslösningarna blev det inte lika många synintryck.

Kontoren har utifrån studiens resultat gjort en del förändringar, som att placera fler bord och mer utrustning i de aktiva zonerna. Forskarna fortsätter att följa förändringen.