Hur ska jag som chef hantera distansjobbandet?

FRÅGA: Vi har krympt vår kontorsyta efter pandemin, bland annat eftersom många ville fortsätta att delvis arbeta hemifrån. Nu är vi i ett nytt läge. Ledningen har beslutat att vi ska arbeta mer på plats än vi är hemma. Men samtidigt kan inte alla vara på arbetsplatsen samtidigt. Det finns helt enkelt inte kontorsplatser för alla.

Som avdelningschef upplever jag att jag hamnar i kläm mellan ledningens beslut och ett groende missnöje bland medarbetarna. Några vill jobba mer hemma än vad som bestämts och några vill vara på plats varje dag. Några andra vill att vi har ett schema och några vill ha ökad flexibilitet.

Hur ska jag som avdelningschef lösa det här på bästa sätt?

SVAR: I din fråga beskriver du en situation som många chefer känner igen sig i. Det är en utmaning att hitta en balans mellan individens frihet och organisationens behov. Som avdelningschef kan du inte alltid hitta den perfekta lösningen, men det är bra om du kan skapa tydlighet, dialog och lärande.

Din utmaning handlar om ledarskap i hybrid miljö. Olika teman aktualiseras:

• Olika behov och preferenser.

• Dubbla ledarkrav: tydlighet och lyhördhet för behov.

• Psykologisk trygghet: öppenhet kring åsikter.

• Lärande: att prova och utvärdera arbetssätt.

Utgå från ledningens beslut och gör det konkret för din avdelning. Förklara vad ”mer på plats” innebär rent praktiskt och varför det är viktigt. Det gör beslutet mer begripligt och minskar eventuell osäkerhet. Bjud in till öppen dialog och låt medarbetarna uttrycka sina behov och synpunkter. Tänk bara på att då behålla fokus på vad som gynnar samarbetet och verksamheten. Du som ledare behöver hålla riktningen.

Medarbetarnas perspektiv är viktiga eftersom de sitter nära arbetets vardag och kan se sådant som en chef inte alltid ser. Men att bjuda in till dialog handlar inte om att alla personliga önskemål automatiskt ska tillgodoses. Det handlar om medbestämmande kring hur arbetet kan organiseras på bästa sätt, för att skapa goda förutsättningar för både kvalitet och arbetsmiljö.

Om personliga behov kan förenas med verksamhetens mål är det en vinst för alla. Om inte, behöver du som chef hjälpa till att tydliggöra gränsen. När medarbetarna upplever att deras perspektiv tas på allvar – att du lyssnar och förstår även om du inte alltid kan säga ja – ökar deras vilja att bidra till gemensamma lösningar.

Se gärna den första perioden som ett test. Prova arbetssättet under en tid, följ upp hur det fungerar och därefter kan du justera. Det skapar delaktighet och signalerar att du leder i en föränderlig verklighet och inte utifrån fasta regler.

/Psykolog Patrik Nyström