Hur skapar man ett bra flexibelt kontor?

Fråga: Vi är ett mindre konsultföretag där vi som anställda befinner oss mer eller mindre på kontoret. Nu ska lokalen byggas om till större öppna ytor med ett par mindre ”tysta rum”. Helt nya arbetsplatser ska iordningställas. Det finns en grundläggande tanke om att när man kommer till jobbet ska man kunna ta vilken arbetsplats som helst. Vi vet att varje plats behöver en bildskärm och tangentbord. Den övriga utrustningen är bärbar. Vi har inga fasta telefoner. Varje individ ska ha en mobil hurts där de personliga sakerna ska förvaras.
Vad vi behöver hjälp med är att ta fram en policy för vi ska få det att fungera. någon sorts ”clean desk policy”. Finns det något som vi kan använda?

SVAR: Jag har funderat över din fråga och kan konstatera att rullhurtsarna och -90-talets "nymodighet" att ha flexibla arbetsplaster, har återkommit. Det skrevs mycket om de moderna och flexibla IT-företagen där arbetstagarna inte hade någon bestämd plats utan jobbade på distans respektive på den för tillfället lediga plats som fanns när de kom till kontoret. Det skrevs förhållningsregler och policies, utarbetades nya tekniska lösningar och forskades. Erfarenheten visade dock att människan är ganska revirbenägen, så hur öppet man än försökte ordna det, så mutade folk snart in sina egna arbetsplatser - satte sig på samma plats om de bara kunde och snart kom de bannlysta personliga fotografierna upp också... Det var lite bakgrund, som kan vara bra att känna till nu när ni planerar ert kontor. Det är jättebra att ni planerar in "tysta rum" för de behövs i öppna kontorslösningar. Finns det andra sätt att minska "bullret", dvs att man stör varandra, så kan det vara värt att beakta redan nu. Skärmar är både ljudabsorberande och ger avskildhet, men det gäller att tänka till kring eventuellt runtflyttande av dessa. Med tanke på historien så skulle jag föreslå att ni tar fram er "clean desk policy" i nära samråd med personalen, så att ni ökar delaktigheten och riskerar inte att skapa ett "uppifrån-dokument" som sedan blir svårt att implementera. Involvera skyddsombud/facklig/personalrepresentant så blir efterlevnaden troligen högre. En organisation som jobbade mycket med flexibla kontorslösningar "sist när det begav sig" är TCO Developement, som bl a jobbar med arbetsmiljömärkning av datorskärmar och mobiltelefoner. De hade förut olika "mallar"/policyförslag kring vad man ska tänka på vid t ex distansarbete och flexibla kontor. Jag tror ni skulle kunna ha nytta av att titta närmare på deras erfarenheter: www.tcodevelopment.com. Lycka till!