Hur ska arbetsmiljöuppgifter delegeras?

FRÅGA: Jag är arbetsmiljöansvarig på ett industriföretag med drygt 300 anställda. Jag undrar vad vi behöver tänka på när arbetsmiljöuppgifter delegeras? Kan vi delegera alla typer av uppgifter och ska det dokumenteras skriftligt? Hur gör man det och ska de dokumenten sparas en viss tid?

SVAR: Reglerna om fördelning av arbetsmiljöuppgifter finns i Arbetsmiljöverkets föreskrifter, AFS 2001:1 Systematiskt arbetsmiljöarbete, paragraf 6, och utgår delvis från EU-direktivet om åtgärder för att främja förbättringar av arbetstagarnas säkerhet och hälsa i arbetet (89/391/EEG).

För att en arbetsmiljöuppgift ska kunna delegeras ska det finnas ett behov av det. Det kan innebära att det i mycket små företag inte alltid finns något behov av delegation, då arbetsmiljöuppgifterna kan utföras av företagsledaren.

När man fördelar arbetsmiljöuppgifter måste man också se till att den som ges arbetsmiljöuppgifter har tillräckliga kunskaper och kompetens (vilket kan uppnås genom utbildning), beslutsbefogenheter (alltså möjlighet att fatta beslut för att säkerställa att arbetsmiljökraven följs) och resurser (ekonomiska, tekniska, organisatoriska) så att denne kan utföra arbetsmiljöuppgifterna.

Enligt de allmänna råden till AFS 2001:1 paragraf 6 så ska uppgifterna fördelas på bestämda personer eller befattningar. Uppgifter får inte falla mellan stolar och glömmas bort. Samma uppgift får inte heller läggas på flera personer. Det ska också anges vad som gäller vid till exempel sjukfrånvaro och semester.

Uppgifterna ska beskrivas så tydligt som möjligt, särskilt när verksamheten är rörlig eller bedrivs på olika platser. Det bör vid varje tillfälle stå klart för alla berörda arbetstagare vem som ska göra vad i arbetsmiljöarbetet.

Uppgiftsfördelning ska dokumenteras skriftligt om det finns minst tio arbetstagare i verksamheten.

Enligt de allmänna råden till AFS 2001:1, paragraf 5, ska dokumentationen alltid anpassas till verksamhetens förutsättningar och behov och vara tydlig och lätt att förstå. För att arbetstagarna ska kunna medverka i arbetsmiljöarbetet är det viktigt att dokumentationen är lättillgänglig. Den behöver också hållas aktuell och innehålla uppgift om när den är uppdaterad.

I AFS 2001:1 anges inget om hur länge denna dokumentation ska bevaras, vilket borde tolkas som att dokumentationskravet endast gäller den för tillfället gällande uppgiftsfördelningen. Det kan dock finnas skäl att bevara uppgiftsfördelningen längre tid.

Vid utredningar om överträdelser av arbetsmiljöregler så kan det vara värdefullt att visa på vilken arbetsfördelning som rådde vid tidpunkten för den aktuella överträdelsen.

När ansvaret för arbetsmiljöbrott ska fastställas så läggs vikt vid om det har funnits en tydlig delegation av arbetsmiljöuppgifter eller ej. Om en högre befattningshavare inte kan visa på en tydlig delegation till någon annan så kan det få till konsekvens att ansvaret hamnar på den högre befattningshavaren.

Det kan också finnas andra lagregler som gör att dokumentationen ska sparas, exempelvis arkivregler inom offentlig verksamhet.

/Johan Holm, forskare i arbetsmiljörätt, Umeå universitet.