1. Få koll på lagens krav

Du måste veta tillräckligt för att kunna förstå sammanhangen när det dyker upp problem. – Annars är det lätt hänt att man sätter igång med åtgärder innan man tagit reda på vad som är orsaken bakom, att man ger sig på symptomen.

Till exempel tror folk ofta automatiskt att lösningen är mer personal och mer tid, men det kan lika gärna handla om organisationen, att metoder i verksamheten behöver förändras. Därför ska nyblivna chefer se till att få grundläggande utbildning i arbetsmiljö av arbetsgivaren – helst redan innan de tillträder.

– Chefens chef måste tala om vilka arbetsmiljöuppgifter som ingår i jobbet samt vilka resurser som finns. Utifrån de uppgifterna ska chefen skaffa sig kunskaper, både ”hårda”, sätta sig in i de olika föreskrifter som gäller, men också att få kompetens i de ”mjuka” frågorna, dvs människokunskap – hur människor agerar och reagerar i olika situationer, och vilka behov de har av stöd och ledning.

Utan sådana insikter blir det svårt att hantera psykosociala frågor som t ex mobbning eller psykisk ohälsa.
– En del chefer har redan kompetensen naturligt därför att de har ett genuint människointresse och har lärt sig genom livet, säger Marianne von Döbeln. Men annars finns det många ledarskapsutbildningar där man kan lära sig vad som händer psykologiskt i grupper och organisatoriskt på en arbetsplats.

Hon poängterar att chefer inte behöver kunna klara av precis allt, det viktiga är att veta vart man ska vända sig.
– I sådana lägen är Företagshälsovården en mycket bra resurs att ta stöd av.

Även när chefen har kommit igång med det nya jobbet är det bra om han eller hon kan få stöd utifrån. Men hur mycket handledning en chef behöver är väldigt individuellt, konstaterar Marianne von Döbeln, det beror på personens bakgrund – och på jobbet.
– På t ex en verkstad handlar arbetsmiljöproblemen ofta om konkreta och tydliga frågor, det är svart eller vitt. Det kan vara att det saknas bra skydd till en maskin, att bullernivån är för hög, osv.
– För det mesta finns det exakta regler att gå efter, och instruktioner för hur arbetsmiljön ska vara. När det handlar om människor är det inte alltid lika enkelt, där får man skapa sin egen bruksanvisning. På t ex ett sjukhus är vårdpersonalen ofta själva ”arbetsredskap”, och där är man mer beroende av varandra och påverkas dessutom av patienternas beteende.
– På sådana arbetsplatser är de anställdas behov av stöd i arbetsprocessen större. Men det är viktigt att cheferna också får stöd
och hjälp, att de exempelvis får handledning i arbetsledarskapet.

Det är en arbetsmiljöfråga både för den enskilda chefen och för de anställda. Hur vanligt det är att chefen har tillgång till det hänger på vilken bransch det handlar om, menar Marianne von Döbeln. DET ÄR ALLTID arbetsgivaren som har det yttersta ansvaret för
arbetsmiljön. Men på de flesta arbetsplatser utom de allra minsta är uppgifterna fördelade på flera personer. Oftast är det cheferna som ska se till att arbetsmiljöarbetet ingår i verksamheten på ett naturligt sätt.

Konsten är att börja i rätt ände, konstaterar Marianne von Döbeln.
– Det är viktigt att få in det förebyggande redan från start. Många chefer jobbar akut; det blir lätt att de bara lappar och lagar.

Hon återkommer hela tiden till orden ”struktur” och ”rutiner”. Chefen måste ha rutiner för att undersöka arbetsförhållandena, ta reda på om det finns fysiska eller psykosociala risker och se till att de i så fall åtgärdas. Bästa sättet att göra det är att ha en ordentlig struktur för arbetsmiljöarbetet.
– Arbeta efter ett årshjul, rekommenderar Marianne von Döbeln, så att det är bestämt i förväg när olika delar i arbetsmiljöarbetet
sker, vem som gör det och hur. Till exempel att det görs en psykologisk kartläggning varje år i februari, att man går igenom introduktionsrutinerna för vikarier i april, en skyddsrond i oktober, osv. Det ger också en trygghet för de anställda, alla vet vad
som gäller.

Men hur rutinerna bör se ut varierar mycket från arbetsplats till arbetsplats.
– Om man har en stabil verksamhet kan det räcka med att göra en riskbedömning en gång per år. Är det en instabil arbetsplats, t ex en vårdavdelning som har en utåtagerande patient, kanske man måste göra en riskbedömning inför varje pass.

Riskerna ska också undersökas varje gång ändringar i verksamheten planeras, t ex när man ska bygga om lokalerna eller byta arbetsmetod. Marianne von Döbeln betonar att arbetsplatsen gör en vinst på ett bra arbetsmiljöarbete, för det leder till att man får en produktion med hög kvalitet och gör att folk trivs och vill arbeta kvar. Nyckeln är att se till att det blir en självklar del av vardagen, och anpassa verksamheten eftersom förutsättningarna ständigt ändras.
– Därför måste man ha rutiner för att kolla sina rutiner.