Så får ni koll på arbetsbelastningen
KRAV Arbetsbelastning handlar om mycket mer än mängden arbete. Här är frågor att ställa sig för att få grepp om hur psykiskt tungt jobbet egentligen är.
Text : Ann Patmalnieks
Publicerad: 2024-12-09
Arbetsbelastningen är för hög. Det känner alltför många igen sig i. Men för att diskutera problemen på allvar krävs att man benar ut vad det är som skapar belastningen. Det säger psykologen Mats Eklöf, docent i yrkesmedicinsk forskning och författare till boken Psykosocial arbetsmiljö.
– Det handlar inte bara om mängden arbete utan också om dess svårighetsgrad, vilka de kognitiva och emotionella kraven är. Det är en illusion att man kan arbeta med höga krav långa perioder, säger Mats Eklöf.
Det bästa är om belastningen oftast ligger på medelnivå, med möjlighet att göra rutinuppgifter på låg nivå. Då finns energireserver för uppgifter på högre kravnivå. Ligger nivån ständigt lågt är jobbet förmodligen så tråkigt att det i sig blir en belastning. Om den ständigt är hög är det för krävande, eftersom hjärnan inte kan jobba så hårt annat än kortare perioder.
Den del av arbetsbelastningen som är lättast att få grepp om är kvantiteten, hur mycket man arbetar. Hinner man ta rast, blir det mycket övertid, växer högarna av jobb som inte blir gjort? För att bedöma mängden arbete behöver man även veta vad som ingår i arbetsrollen.
– Men här brister det ofta. Det är lätt att förbise en massa moment som är nödvändiga för att göra jobbet, säger Mats Eklöf.
De krav som handlar om annat än mängden arbete kan vara svårare att få syn på.
– Kognitiva krav rör tankearbete. Det kan vara beslutsfattande, hur man uppfattar information, benar ut och tolkar den. Emotionella krav handlar bland annat om att behärska impulser och uppträda professionellt. Eller att hålla huvudet kallt och fatta beslut i pressade situationer.
Alla typer av krav påverkas av hur bra eller dåligt relationerna på arbetsplatsen fungerar.
– Bra relationer är en resurs. Socialt stöd från kamrater och ledning kan bidra till lägre krav. Om stödet brister så höjs kravnivån eftersom personen inte får avlastning.
Dåliga relationer kan spä på kraven.
– Hög konfliktnivå blir en tidstjuv. Oavsett om man blir en part i konflikten, eller undviker den, tar det energi.
Även relationer som inte är uppenbart dåliga kräver tankeverksamhet, påpekar Mats Eklöf.
– Någon kanske ber om hjälp, och där ska man förstå vad personen behöver och ha den kunskap som behövs. Sedan kan man själv behöva hjälp och ta ställning till om man ska be om det eller inte.
När det gäller både emotionella och kognitiva krav spelar erfarenheten en stor roll, säger Mats Eklöf. Exakt samma uppgift kan ställa olika krav beroende på hur skicklig och erfaren man är.
– Om man har erfarenhet av ett jobb har man utvecklat en rutin och strategi för att hantera de vanligaste belastande situationerna. Då behöver man inte anstränga hjärnan lika mycket.
Men hur mycket varierar det från person till person hur hög arbetsbelastning man klarar av? Det är en lurig fråga, säger Mats Eklöf.
– Det är klart att det finns en variation, både när det gäller hur lätt stressad man blir och vilka prestationskrav man har på sig själv. Samtidigt är ett inte ovanligt perspektiv från arbetsgivare att personer är överambitiösa, tar på sig för mycket, och att man då lägger ansvaret på dem. Men ska någon dra ner på ambitionerna får arbetsgivaren tala om exakt vad som inte behöver göras.
Men för alla finns en ond cirkel, eller som Mats Eklöf kallar det, en diabolisk mekanism.
– Om man börjar bli trött och stresspåverkad tenderar man att tappa kontroll över sina gränser och behov. I stället för att jobba smartare börjar man jobba hårdare.
Att inte kunna utöva sitt yrke på det sätt som räknas som en bra standard ökar också arbetsbelastningen, säger Mats Eklöf.
– Det kan bli en stor stressor när förutsättningarna för att göra det saknas, eftersom man satsar en stor del av sitt liv och sin identitet på arbetet.
Den som å ena sidan inser att kraven är för höga och å andra sidan inte kan göra något åt det, kan uppleva så kallad kognitiv dissonans. – Ibland blir det då att man ”gillar läget” trots att det inte är bra. Man stänger av.
I stället för att jobba smartare börjar man jobba hårdare.
- Mats Eklöf
En del av arbetsbelastningen som brukar vara riktigt svår att få syn på är den organisatoriska orättvisan.
– Det är belastande om man uppfattar att man utsätts för orättvisa. Det kan bli en allvarlig stressor som människor reagerar väldigt starkt på. Det förbises ofta.
Men hur ska då ledningen göra för att bedöma om arbetsbelastningen är för hög? En liten enkät kanske? Absolut inte, säger Mats Eklöf.
– Jag är en svuren fiende till enkäteriet. Jag har varit med i många projekt som byggt på det men aldrig sett att det skett något meningsfullt efteråt. Man får bara en massa resultat som man inte vet vad man ska göra av.
Ett problem med enkäter är dessutom att de redovisas i form av medelvärden, som gör att man riskerar att missa hur det står till för individen, menar Mats Eklöf.
– Mitt förslag är helt enkelt att man måste lära sig vad arbetsbelastning är. Det behövs begrepp och definitioner för att göra det.
Men hur ska man lära sig det? Kan gruppdiskussioner vara ett sätt?
– Ja, det är mycket bättre än enkäter. Förutsatt att man lär sig begreppen och tränar i att tänka i de banorna.
LÄR ER MER
- Undersök. Gå igenom hur arbetet ser ut hos er. Beskriv vilka konkreta situationer eller moment som orsakar höga krav. Hur ofta förekommer de olika kraven och hur länge pågår de?
- Kvantitativa krav. Själva arbetsmängden. Hinner medarbetarna ta rast, gå på toaletten? Förekommer övertid? Är det många uppgifter som inte hinns med?
- Emotionella krav. Att anpassa och reglera känslor. Jobbrollen ställer krav på behärskning eller att man behöver hantera andras känslor.
- Kognitiva krav. Tankearbete. Handlar om problemlösning, mental ansträngning, beslutsfattande och den information som hjärnan bearbetar.
- Organisatorisk rättvisa. Att bli sakligt behandlad och få gehör för problem och behov. Rättvist fördelade resurser. Balans mellan den insats man gör och belöning, som inte bara är lön utan även till exempel status.
- Följderna. Om kraven förekommer en längre tid under dagen, och om detta sker mer än någon enstaka dag under en arbetsvecka, så är de så höga att prestationsförmågan och på sikt hälsan försämras.
VARNINGSTECKEN
- Så trött när man kommer hem att det blir svårt att orka med privata relationer.
- Svårt att släppa tankar på jobbet. Bearbetar dramatiska situationer på fritiden.
- Svårt att återhämta sig, svårt att sova på grund av uppvarvning och trött på morgonen.
- Tänker på jobbet jämnt, ”håller jag på att bli tokig?”
- Ständigt uppvarvad på jobbet, hinner inte ta raster. Kan kännas stimulerande men är skadligt i längden. Alternativt olustighetskänslor, saknar positiva känslor för jobbet, vill inte vara där.
CHEFENS UPPGIFT
- Tänk igenom hur situationen är för olika medarbetare i verksamheten. Hinner de med utan att stressa?
- Undvik enkäter som bara ger genomsnittliga värden och inte leder till förändring.
- Som chef är man skyldig att ha tillräcklig kunskap för att kunna ta sitt arbetsmiljöansvar, så lär dig vad som belastar.
ARBETSBELASTNINGENS NIVÅER
- Låg nivå. Uppgifter som tillåter att man tänker på annat och som inte ställer några krav på engagemang. Motsvarande att diska hemma.
- Medelnivå. Arbetsuppgifter som går att klara på rutin, men där man behöver tänka efter och engagera sig. Man känner att arbetet är viktigt, men det krävs inte starkt känslomässigt engagemang.
- Hög nivå. Kräver nytänkande, att man använder sin förmåga att lösa problem. Höga krav på engagemang, kan bli emotionellt krävande.
Källa: Mats Eklöf
Så här jobbar vi på Allt om arbetsmiljö med journalistik. Redaktionen är oberoende från vår ägare och vi arbetar opartiskt. Vi stödjer inte något politiskt parti eller organisation och vi tar inte ställning. Det vi publicerar ska vara sant och ha hög kvalitet.