Så halverade de sjukfrånvaron

Barfota vid bassängkanten traskar Elisabeth Strömberg förbi trägna motionssimmare som metodiskt avverkar längd efter längd. På behörigt avstånd från dem stimmar simskolebarnen. Numera är hon verksamhetsutvecklare och sakkunnig för kommunens nya simhallsbygge, men tidigare var hon enhetschef här. Hennes främsta uppdrag som nyanställd 2021 var att utveckla verksamheten. Hennes främsta bidrag skulle visa sig bli att få ordning på en arbetsmiljö som såg ut att vara bortom räddning.

I arbetsplatsundersökningen meddelade 100 procent av medarbetarna att de inte skulle rekommendera sin arbetsplats till en vän.

– Det fanns ett gammalt och pågående personalärende som involverade stölder och otrygghet på arbetsplatsen. Åren hade gått, stölderna fortsatt och situationen normaliserats, berättar hon.

Sjukfrånvaron drog i väg till 8 procent, vantrivseln bredde ut sig. Elisabeth Strömberg beskriver en tystnadskultur som uppstod därför att alla befann sig i en pågående kris, samtidigt som de behövde fungera tillsammans och i arbetet.

När hon tillträdde som enhetschef dominerade pandemin atmosfären på arbetsplatser i hela landet. Överallt höll man distans och gömde sig bakom munskydd.

– Pandemin i sig innebar ju att allt var annorlunda och olustigt. Jag tänkte att den tryckta stämningen berodde på det, och införde ”walk and talk”. Det knorrades en del, men vi kom oss ut. På den fjärde arbetsdagen berättade en medarbetare hur det var fatt.

Brist på bevis var den främsta anledningen till att såväl enhetschefer i simhallen som fackförbund, hr och högre chefer i kommunen under så många år misslyckats med att lösa situationen.

Elisabeth Strömberg lyckades med envishet och dokumentation att samla de krafter som fanns, säkerhetsavdelningen och hr bland annat. Så småningom gick det att få bevis, och medarbetaren avskedades.

Från "I praktiken" i nummer 4/2025

Men det i sig var inte nog, poängterar hon; arbetsmiljön hade sedan länge upphört att handla om endast en person – alla relationer i gruppen hade tagit skada, samtidigt som arbetsuppgifterna är krävande.

– Förtroendet för chefer och arbetsgivare hade under åren minimerats. Medarbetarna gjorde varje dag ett fantastiskt jobb, men de upplevde brist på feedback och uppskattning för det. Det gav också upphov till besvikelse.

Vid denna tidpunkt inledde Haninge kommun arbetet med så kallade ”Hållbara arbetsplatser”. Hr-strategen Linda Öhman rekryterades för att driva projektet, som bygger på en metod hon själv bidragit till att utveckla i samarbete med forskaren Sara Göransson.

Linda Öhman Foto: Mattias Hansson.

– ”Jaget, laget, uppdraget” kallades ursprungsprojektet. Arbetet inleddes 2016 i Nynäshamns kommun där jag under tre år projektledde. Vi tog också fram verktyg utifrån ett forskningsprojekt som genomförts på Stockholms universitet, berättar hon.

Därefter fick arbetet ett stöd på 27 miljoner kronor från Europeiska socialfonden. Utvecklingen av metoden fortsatte i Nynäshamns kommun, och även i Järfälla kommun.

Under åren har den prövats i olika verksamheter, och efter Haninge har Linda Öhman nu tagit den vidare till en satsning på arbetsmiljön på Nya Karolinska. Där ska anställda och chefer få arbeta på ungefär samma sätt som i Haninge, men anpassat till sjukhusets förutsättningar.

I Haninges projekt ”Hållbara arbetsplatser” har man tagit metoden ett steg längre än tidigare, genom att integrera den helt i det systematiska arbetsmiljöarbetet, sam.

– Vi ändrade sam-hjulet i Haninge genom att lägga till tre steg: prioritera, analysera och utveckla. Och vi har lagt till tydlighet och samsyn om det gemensamma uppdraget som något som ska undersökas tillsammans med arbetsmiljön, säger Linda Öhman.

Det främsta verktyget i ”Hållbara arbetsplatser” är en uppdragskarta. Det är ett slags schema som varje arbetsgrupp tillsammans ska fylla med innehåll.

Uppdragskartan används för att få en överblick och förstå uppdraget. Målen i verksamhetsplaner skrivs kortfattat in på kartan, även arbetsmiljömål skrivs in från styrande lagar och dokument.

– Långa verksamhetsplaner och andra styrande dokument är svåra att komma ihåg, men en kort beskrivning av uppdraget – det kommer man ihåg. Det här är ett sätt att koppla arbetsmiljöarbetet till kärnverksamheten och verksamhetsuppdraget.

Kartan domineras av tre stora rutor – i den första rutan ska uppdraget konkretiseras. I den andra kommer man fram till vilka målen för verksamheten är, och i den tredje vilka rollerna är.

Fyra mindre rutor uppmanar till diskussion om hur samarbetet ska gå till, vilka spelreglerna ska vara, hur man ska prioritera, och vilket stöd som finns.

– När arbetet med uppdragskartorna integreras i det systematiska arbetsmiljöarbetet tillförs en främjande struktur. Kartorna följs regelbundet upp och uppdateras efter hand, och används vid introduktion av nya medarbetare, berättar Linda Öhman.

Alla i kommunen arbetar med uppdragskartorna, men det ser olika ut i olika sammanhang. I ledningsgrupp är det kopplat till struktur: tydliga dagordningar, enklare tillgång till rutiner, dokument och instruktioner på intranätet och liknande.

– På arbetsplatsen kan det mer handla om att stärka samarbetet. Men det ser verkligen olika ut överallt – allt handlar om vilka utmaningar som finns just där.

När projektet under 2022 startade i Haninge kommun hängde dåvarande enhetschefen Elisabeth Strömberg på låset. Simhallen blev en av de första enheterna att få utbildning. Två medarbetare från hr ledde workshops och möten där man röstade, skrev listor på åtgärder och diskuterade i grupp. Vid den andra workshopen kände hon hur det vände.

– Erfarna och drivna personer kom hit från hr för att hjälpa oss, det skapade engagemang. Och medarbetarna kunde för första gången prata på riktigt om sin arbetsmiljö. Det var oerhört befriande, berättar hon.

Nuvarande enhetschefen Johan Björkström instämmer. Han är inne på sitt sextonde år på arbetsplatsen och märker stor skillnad på före och efter insatserna.

– Vi hade otydlighet i roller, uppdrag och mandat. Det hjälpte när vi fick tydlighet i vilka förväntningar som fanns på oss. Och vi fick prata mycket om hur vi upplevde olika saker på arbetet, det gjorde att vi fick en förståelse för varandra som inte fanns innan.

I den atmosfär som rådde låg vad Johan Björkström vill kalla för fultolkningar nära till hands. Stressnivån var hög, och med det följde en negativ attityd, förklarar han.

– Den främsta framgångsfaktorn var fokuset på hela gruppen. Vi fick verktyg för att tillsammans komma fram till vad vi behövde göra. Och att vi fick tid att reflektera. Det var väldig jobbiga frågor, som krävde mod av oss.

När ”Hållbara arbetsplatser” hade genomförts blev Johan Björkström själv enhetschef. Han har deltagit i kommunens ledarskapsakademi, och där fått verktyg också för ledarskapet.

– Främst lägger jag mig vinn om att vara en närvarande chef. De effekter vi fått genom ”Hållbara arbetsplatser” håller jag vid liv bland annat genom att ge utrymme för kompetensutveckling. Medarbetarna får möjlighet att växa genom att ansvara för vissa områden. Det saknade vi tidigare.

Arbetet i simhallen är krävande. Generösa öppettider förutsätter att personalen arbetar skift, och de tretton anställda servar i snitt tusen besökare om dagen. Ytorna är stora, och kraven på säkerhet höga. Rasmus Karmesjö, som för dagen jobbar främst i kassan, säger att en av de viktigaste sakerna som åstadkommits är att kommunikationen fungerar.

– Vi behöver kommunicera bra om hur vi arbetar. Det gör vi i dag. Hållbara arbetsplatser har framför allt inneburit att det är lättare att prata, och det har i sin tur gett oss en trevligare stämning, säger han.

Tidigare var det sociala avståndet större. Man drog sig lite för de små men nödvändiga meddelandena: ”Kan du ta över här i fyra minuter, jag är snart tillbaka”.

– Vi kan inte bara gå i väg. Arbetet kräver att vi är där vi förväntas vara. Att vi har lättare att prata om här små sakerna är väldigt betydelsefullt.

Sjukfrånvaron har nu sjunkit till 4 procent. Insatser har gjorts tidigare, utan samma resultat. Skillnaden ligger främst i kontinuiteten, anser Rasmus Karmesjö:

– Uppföljningen är det viktigaste för att nå framgång. Vi håller hela tiden diskussionen om hur vi arbetar levande, på APT och i arbetsvardagen. Det har blivit inarbetat hos oss.