Allt fler använder ai för att lägga schemat
DEL 2 Fördelarna med att ta hjälp av artificiell intelligens när scheman ska läggas är många. Men också fallgroparna. Flera regioner och kommuner är nu på gång att testa och utveckla schemaverktyg med ai.
Text : Elsa Frizell
Publicerad: 2025-06-27
Kungsbacka kommun är en av de kommuner som tar hjälp av ai. De testar flera olika ai-schemaverktyg inom vård och omsorg.
– Vi tänker att vi inte ska använda mänskliga hjärnor till stora komplexa pussel utan att schemaläggningen måste gå att göra på ett mer automatiserat och smart sätt, säger Annica Sommar, utvecklingschef för vård och omsorg i Kungsbacka kommun.
Parallellt med manuellt skapade scheman testas ai-gjorda med samma information och förutsättningar.
Kommunen har precis börjat, berättar Annica Sommar. En del problem har de hunnit identifiera.
– Det har till exempel varit en del tekniska problem och vissa scheman har inte varit av så hög kvalitet som vi hade förväntat oss.
Kalmar kommun har också kommit i gång. Med start våren 2024 testade de schemaläggning inom delar av vård och omsorg med hjälp av ai. Mirelle Mård är verksamhetsstrateg på Kalmar kommun och svarar på mejl till Allt om arbetsmiljö att de fortfarande utvärderar resultaten, men att ai-plattformen gjort schemaplaneringen mer effektiv. Hon skriver att ai:n snabbt räknar fram det bästa schemat baserat på bland annat regler, avtal och medarbetarnas önskemål.
I september 2024 drog Vårgårda kommun i gång. Schemaläggningsverktyget utvecklas fortfarande tillsammans med leverantören.
– Vi är mitt uppe i det, lägger rälsen medan vi gör jobbet. Vi är ovana att jobba på detta sätt så det är utmanande, säger Ulrika Bergman, chef för vård och omsorg i Vårgårda kommun, när Allt om arbetsmiljö når henne på telefon mellan två möten.
Kommunen är mitt uppe i rekrytering av sommarvikarier, och resten av vård- och omsorgschefens svar blir på mejl. Ulrika Bergman betonar att det är viktigt att ha en dialog med personalen när de testar olika lösningar, att visa olika scheman och få synpunkter och tankar tillbaka.
Ai-gjorda scheman har börjat användas i skarpt läge i hemtjänsten och särskilt boende. När schemat görs med hjälp av ai blir det, enligt Ulrika Bergman, lättare för personalen att påverka sin arbetstid och de flesta önskemål går att tillgodose. Samtidigt är det utmanande att tänka nytt kring schemakultur. Reaktionerna har varit blandade.
Det har till exempel varit en del tekniska problem och vissa scheman har inte varit av så hög kvalitet som vi hade förväntat oss.
- Annica Sommar
”Det har uppfattats som positivt att schemat är rättvist och objektivt, att man kan testa att göra olika scheman tills man hittar ett bra. Det som varit svårare är att få till en bra rytm i schemat så personalen får en bra återhämtning och det har vi jobbat med. Vissa gillar inte att ai gör jobbet och vissa säger att det blir bättre scheman och att ai är smartare än chefen”, skriver Ulrika Bergman.
En av de kommuner som har kommit långt i att använda ai som hjälp vid schemaläggning är Tjörns kommun. Våren 2024 gick hemtjänsten över till ai-gjorda scheman. Ett år senare skriver kommunen på sin hemsida att resultaten varit positiva. Administrationen har minskat, liksom övertidstimmarna som har gått ned med 70 procent, och behovet av vikarier som har minskat med 30 procent. Genom att schemaläggare kan mata in alla relevanta parametrar, som exempelvis arbetstidsregler och personalens önskemål i ai-verktyget skapas scheman som är optimerade för både brukare och personal, enligt kommunen.
Allt om arbetsmiljö har sökt företrädare från Tjörns kommun men de har avböjt intervju med hänvisning till för hög arbetsbelastning.
Enligt kommunens presentation har tydlig kommunikation och involvering av personalen under införandet varit avgörande för en positiv upplevelse. Skyddsombudet Axel Bergström, som också är undersköterska i hemtjänsten i Tjörns kommun, ger en helt annan bild.
– Vi har knappt blivit involverade alls. Det togs ett snabbt beslut om att Tjörns kommun skulle vara med i ett pilotprojekt med företaget som tar fram ai-verktyget. Och det gjordes ingen riskbedömning.
När ai-schemat infördes gick verksamheten från scheman som sattes ett år i taget till fyraveckorsscheman.
– De ville testa roboten i skarpt läge och därför bytte vi schema så pass ofta för att företaget skulle få feedback hur det fungerade.
Axel Bergström beskriver hur personalen blev oroliga och stressade av att inte kunna ha framförhållning. Efter fyra månader sa skyddsombuden ifrån.
– Det gick inte att planera livet med ett fyraveckorsschema.
Efter förhandlingar med facket gjordes en överenskommelse att schemaperioden skulle vara minst åtta veckor.
När folk inte vet hur processen ser ut och hur verktyget egentligen fungerar, då börjar det gnabbas i arbetsgruppen i stället.
- Axel Bergström.
Axel Bergström önskar att personalen skulle få vara mer involverade när schemat görs.
– Nu lämnar vi in våra önskemål men när vi sedan får ett färdigt schema vet vi inte om det var det bästa schemat. Om vi skulle förstå varför ett visst önskemål faktiskt inte gick att få in då hade det tagits emot bättre. När man blir helt utesluten så vet man inte hur högt prioriterat det var.
Axel Bergström säger att schemat skapar osämja mellan kollegor.
– När folk inte vet hur processen ser ut och hur verktyget egentligen fungerar, då börjar det gnabbas i arbetsgruppen i stället.
Samtidigt ser han en stor potential i verktyget. Att det är en möjlighet att kunna producera scheman så snabbt.
– Det jag stör mig på är hanteringen från kommunens sida.
SKR:s digitaliseringschef Markus Bylund tror att schemaläggning är ett område där kommuner och regioner kan ha särskilt stor nytta av ai.
– Att planera bemanningen så att man varken har för mycket eller för lite resurser är en svår nöt att knäcka för hälso- och sjukvården. Här kan ai definitivt spela en viktig roll.
Samtidigt betonar han att det finns risker med schemaoptimering med ai.
– Det kanske fanns glapp i verksamheten som nu täpps igen men som kanske var nödvändiga av andra skäl. Det enda sättet att hantera det är att vara öppen och iaktta och försöka förstå konsekvenserna det kan få.
Så här jobbar vi på Allt om arbetsmiljö med journalistik. Redaktionen är oberoende från vår ägare och vi arbetar opartiskt. Vi stödjer inte något politiskt parti eller organisation och vi tar inte ställning. Det vi publicerar ska vara sant och ha hög kvalitet.
