Identifiera riskerna med hybridmöten

Det kan vara problematiskt när några mötesdeltagare är på plats i ett rum och andra finns med på distans. Det visar pågående forskning på Mälardalens högskola.

– Det finns en fara med att bara acceptera hybridmötena utan att först ha identifierat och diskuterat riskerna med dem, säger Anna Uhlin, doktorand inom området industriell ekonomi och organisation i ett pressmeddelande.

Några av de risker som forskarna identifierat i och med de digitala mötena under pandemin är att de informella samtalen blir färre, att vi inte kan läsa av kroppsspråket hos de andra som deltar i mötet, att spontanitet och kreativitet minskar och att det är svårare att behålla fokus på mötet. Både hybridmöten och digitala möten kan upplevas som exkluderande och tekniken kan bli en faktor som påverkar maktbalansen.

– De som är med på distans upplever att de får kämpa för att bli en del av det som pågår i mötet och för att skapa engagemang hos de andra. De beskriver det som att de måste vara fokuserade och inte missa sin chans att komma till tals, för de kan inte vänta till sedan, säger Anna Uhlin.

Anna Uhlin lyfter två saker som är specifika för de hybrida och digitala mötena och som kan ge konsekvenser för vad vi kan åstadkomma i dem.

För det första finns det inte någon dörr att stänga in till mötesrummet. Du vet alltså inte vilka som faktiskt deltar eller lyssnar i bakgrunden på andra sidan skärmen. Det går inte att kontrollera detta, utan vi behöver vänja oss vid att det är så de hybrida och digitala mötena är.

För det andra kräver webbkamera, mikrofon och skärm ett annat förhållningssätt och ett annat slags fokus, till exempel för att identifiera vem det är som talar. Som deltagare blir du också bli högst medveten om dig själv och kan känna dig obekväm vid tanken på att din bild visas på storbildsskärm.

Samtidig ser Anna Uhlin i sin forskning att vi i spåren av coronapandemin blivit mer vana att jobba digitalt och tvingats till att på riktigt engagera oss även under digitala möten.

– Vi ser att det kan vara en mer aktiv handling att säga något under ett digitalt möte eftersom du måste aktivera din mikrofon när du ska tala. Det här kan göra att vi mer än tidigare accepterar tystnad och tid för eftertanke och att vi därmed ges utrymme för såväl reflektion som kreativitet.

//ELSA FRIZELL

SÅ LYCKAS NI MED HYBRIDMÖTET

1. Börja alltid med att ställa frågan: Varför har vi det här mötet, vad vill vi uppnå? Utgå från svaret för att avgöra vilken typ av möte ni behöver ha – fysiskt, distans eller hybrid.
2. Ge alla samma möjligheter att påverka agenda och att förbereda sig inför mötet, oavsett om de är på plats eller på distans.
3. Jobba därför förebyggande med att fånga upp sådant som behöver avhandlas och kommunicera det inför mötet. Att börja mötet med att ta upp sådant som de i rummet kom på i korridoren före mötet riskerar att skapa exkludering och att de som sitter på distans distanserar sig ytterligare.
4. Skapa liknande förutsättningar för alla deltagare – kamera på både i det fysiska rummet och för de som är på distans, mikrofoner som fungerar, tillgång till chatt (om det används) och en rutin för hur man begär ordet. Detta ger alla samma möjlighet att komma till tals oavsett om de sitter i rummet eller på distans.