Prat stör mer än vi tror

Alla som sitter i öppna kontorslandskap har varit med om det. Några kollegor nära dig börjar samtala. En annan kollega får ett telefonsamtal. Längre bort i lokalen pågår ett möte. Man försöker koppla bort rösterna och koncentrera sig på jobbet. Men samtidigt: vad säger de egentligen, vad handlar det där telefonsamtalet om?

Några av oss klarar av att nonchalera rösterna, för andra är det som förgjort.

Vi störs helt enkelt av allt detta pratande.

Problemet har blivit allt mer aktuellt, i takt med att trenden mot öppna och ibland aktivitetsbaserade kontor har slagit igenom på bred front – idag beräknas det att två tredjedelar av alla kontorsanställda arbetar i rum som de delar med andra kollegor. Oroande studier har presenterats. Det tycks som om produktiviteten påverkas väsentligt. Möjligen ökar även sjukskrivningstalen.

Småprat och telefon stör mest

När kontorsinredningsföretaget Martela 2019 frågade 4 200 nordiska kontorsanställda om vad som stör dem på jobbet, svarade 70 procent av dem som arbetar i öppna kontor att de blir avbrutna ofta eller väldigt ofta i sitt arbete. Det som störde dem mest var kollegors småprat och telefonsamtal.

I en liknande studie utförd av kontorsuthyrningsföretaget Avanta i London uppgav 8 av 10 att de regelbundet störs, och de uppskattade att deras produktivitet sjönk med i snitt 66 procent vid sådana tillfällen.

Företagen bakom dessa studier kan förstås ha egna intressen av att framhäva sådan statistik, för att sedan lansera egna lösningar på problemen. Procentsiffrorna bör alltså tas med en nypa salt.

Men den samlade forskningen visar likväl att många kontorsanställda störs av prat omkring dem, och att det får konsekvenser. Det säger Patrik Sörqvist, professor i miljöpsykologi vid Högskolan i Gävle.

– De allra flesta störs säkert ibland. Men sedan finns det individuella skillnader. Mina egna studier visar att åtminstone 10–20 procent är vad man kan kalla för lättstörda.

När människor samtalar i närheten av oss, eller när de talar i telefon, är det svårt för oss att koppla bort det, fortsätter han.

– Och det handlar i grunden om biologi. Vi har en medfödd uppmärksamhetsmekanism, som är nödvändig och som har inneburit en evolutionär fördel. Det kan helt enkelt vara viktigt att höra vad som sägs.

Koncentrationen blir lidande

Det krävs inte att vi lyssnar aktivt. Men samtidigt som vi håller på med en arbetsuppgift, sysslar likväl en del av hjärnan med att förstå sig på samtalet som pågår i närheten. Hur mycket vi än försöker går det inte att stänga av den här sortens passiva lyssnande. Koncentrationen och prestationsförmågan blir lidande.

Extra mycket störs vi av plötsliga ljud. Ringsignaler eller ett skratt mitt under ett telefonsamtal kan få oss att helt tappa fokus, säger han. Och när väl koncentrationen brutits, tar det en stund att få tillbaka den.

Patrik Sörqvist menar att det finns tydliga samband mellan öppna kontorslandskap och högre sjukfrånvaro. Buller och störande ljud ökar stressnivån.

– Sedan tror jag att även andra faktorer har betydelse. Bakterier och virus får lättare att spridas i utrymmen där många befinner sig. Själva känslan av att inte få vara i fred spelar säkert också in.Vi behöver alla ta pauser ibland. Men då man känner sig iakttagen och kanske övervakad blir det jobbigare att till exempel ägna ett par minuter åt en patiens på datorn.

Ljud kan vara bra för produktiviteten

Christina Bodin Danielsson är arkitekt och forskare vid Arkitekturskolan KTH. Hennes forskning är inriktad på samspelet mellan människa och miljö. Hon säger att frågan är komplex. Studier visar att ljud som för med sig viktig information är bra för trivsel och produktivitet, medan oönskade ljud stressar oss.

– På innovationsföretag vill man i regel sitta tillsammans med kollegor som man kan diskutera arbetet med. Det har ett stort värde. Det finns en anledning till att man ibland säger att en tyst arbetsplats är en dålig arbetsplats.

Men det är alltså en annan sak med samtalen man inte bett om att få höra. Det mesta tyder på att sådana störningsmoment bidrar till stress och i förlängningen en ökad risk för sjukfrånvaro. En dansk studie har visat på förhöjd sjukfrånvaro när man sitter fler än sex personer tillsammans, men det ska sägas att forskarna bakom studien förklarade detta främst med större risk för smittspridning.

Christina Bodin Danielsson har själv tillsammans med kollegor tittat på hur sjukfrånvaron skiljer sig åt mellan olika slags kontor.

– Det vi såg var att det fanns en signifikant ökad risk för kortare sjukfrånvaro i traditionella öppna kontorslandskap samt i aktivitetsbaserade kontor utan stödfunktioner som tysta utrymmen och särskilda mötesrum. Om man bryter ner resultaten utefter kön visade det sig att män men inte kvinnor hade ökad risk för sjukfrånvaro i aktivitetsbaserade flexkontor. Vi vet inte riktigt varför.

Ta problemen på allvar

Men vad går då att göra för att undvika att bli störd i ett öppet kontorslandskap? Patrik Sörqvist säger att frågan först och främst måste bli en del i det systematiska arbetsmiljöarbetet på arbetsplatsen.

– Man behöver se över det här i arbetsmiljöronder och personalenkäter. Man måste helt enkelt ta problemen på allvar.

En del går att förebygga, fortsätter han. Särskilda mötesrum samt avskilda utrymmen för telefonsamtal kan minska problemen. Det finns även tekniska lösningar med till exempel kupoler över de enskilda arbetsplatserna som gör att samtalsljud dämpas betydligt.

Men samtidigt ställer han sig frågande till själva trenden med allt fler öppna kontorslandskap i olika former.

– I själva verket har jag faktiskt svårt att se fördelen med dem. Man sparar förstås in pengar genom att man får mindre lokalytor, men jag undrar om inte kostnaderna i form av stress och sämre produktivitet blir större.

 // JONAS FOGELQVIST