Så kan arbetsgruppen fungera bättre

Är du chef och vill få arbetsgruppen att prestera bättre? Det finns två viktiga saker att ha koll på: dels vilken psykologisk fas din grupp är i, dels vilka olika roller som behövs, skriver psykologen Patrik Nyström.

Som chef är det bra att ha ett helikopterperspektiv på gruppen. Det finns många sätt att få det på och jag tänker här beskriva två olika, som hjälper till att se vilka utmaningar gruppen har samt vilka kompetenser och förmågor den behöver.

Forskaren Bruce Tuckman utvecklade på 60-talet en känd modell för gruppers utveckling. Denna modell består egentligen av fem faser, men jag kommer endast att gå in på fyra av dem då sista fasen handlar om gruppens upplösning. Vi tar vår utgångspunkt i en nystartad projektgrupp.  ’

Fas 1. Kallas Forming och karakteriseras av att klimatet och kommunikationen är trevlig, något avvaktande och inte så utmanande. I första fasen lär en grupp känna varandra och deltagarna är nyfikna utan att vara påstridiga.

Fas 2. I nästa fas, Storming, är syftet att det ska bli tydligt för gruppen vilka roller som ska tas, såväl arbetsmässigt som socialt. Vad har vi för nytta av varje enskild person i gruppen? Vad kan personen och hur kan kompetensen bidra till gruppens mål och syfte?

Här kan flera personer aspirera på samma roller, vilket leder till bedömning och jämförande av kompetenser men också av personligheter.

En person med sämre kompetens kan vara bättre på att framhäva sig och kan därför ta en roll som det råder konkurrens om. I denna fas finns risken att det uppstår ett visst obehag då det viktiga psykologiska behovet att höra till står på spel. Om gruppen inte tycker sig ha nytta av en person, så riskerar den att hamna utanför. Oenigheter eller konflikter kan förekomma, antingen öppet eller dolt.

Om en grupp alltför länge befinner sig i denna fas kan det bli påfrestande för enskilda individer eller i vissa fall hela gruppen. Det kan leda till sjukskrivning eller kränkande särbehandling. God förmåga till samspel, kommunikation och omsorg om varandra, liksom sund självhävdelse är egenskaper som bidrar till en lyckad process.

Fas 3. När fas två är avklarad kommer gruppen in i Norming, där rutiner, regler och normer har fallit på plats. Gruppen har lyckats finna en god nivå av samarbete och effektivitet.

Här flyter arbetet på, om än med vissa oönskade kompromisser eller slarvigt underbyggda beslut som grund. En majoritet av alla arbetsgrupper befinner sig i den här fasen och den stora utmaningen för många grupper är att ta sig ytterligare ett steg upp.

Fas 4. Sista fasen är Performing och här utnyttjas gruppmedlemmarnas kompetenser och personligheter på ett optimalt sätt. Gruppens samarbete och kommunikation fungerar på en hög nivå och viljan att göra det allra bästa av de befintliga resurserna är det fokus som dominerar.

Det kan vara svårt att ta sig till denna nivå och väl där kan det vara svårt att hålla sig kvar, då det krävs en positiv, främjande och självreflekterande hållning och attityd hos gruppdeltagarna. Grupper är aldrig statiska.

Det kan handla om nya medlemmar som tillkommer och som aspirerar på olika roller, eller det kan vara medlemmar som faller ifrån, vars roller och uppgifter någon annan måste ta över.

Individer kan också förändras över tid, på grund av personliga saker, stress eller trötthet. Som chef är det bra att vara medveten om vilken fas gruppen befinner sig i, för att kunna bistå med adekvat stöd vid rätt tillfälle.

Exempelvis kan det vara bra att under Stormingfasen hjälpa till att lyfta fram varje individs styrkor och uppmuntra alla att beskriva hur de tänker, tycker och känner kring de uppgifter och roller som diskuteras. Det är också viktigt att ha koll på vilka olika roller som behövs för att gruppen ska fungera effektivt.

//PATRIK NYSTRÖM

Detta är utdrag ur Du&jobbet 4/17.

Vill du prenumerera, läs mer här.