Så lyckas ni med förändringen

Vad är implementering?
– Det som man gör när man inför och genomför något nytt i en organisation. Implementering handlar om att man förändrar en del av sitt arbetssätt, som ska bli bestående och en del av vardagen. Det kan till exempel vara en ny app, ett friskvårdsprogram eller en ny arbetsrutin. Själva processen för implementering är lik oavsett vad det är man inför och var.

Hur görs det på bästa sätt?
– Genom att tänka efter före och utgå ifrån att man kommer att behöva testa, pröva och lära sig. Man måste också utgå från hur människor fungerar. Människor är logiska, kanske inte utifrån det rationella sätt som vi ofta beskriver det som, utan logiska utifrån den situation där de befinner sig. Det finns en tendens att överfokusera på om människor är motiverade till förändring eller inte. Men motivationen är något som uppstår, inte något man har. Fråga i stället, vad skulle öka sannolikheten att folk skulle få för sig att göra detta som implementeringen innebär.

Så hur lyckas man?
– Sannolikheten att lyckas ökar om man är tydlig med vad som ska göras så att människor har en rimlig chans att förstå vad det är för handlingar som krävs av dem. Sedan behöver man fundera på vad det är som händer när man gör dessa saker, har medarbetarna förutsättningar, bjuder situationen in till att agera så och förstås, har de kunskap och förmåga att utföra det.

Vad är viktigt att tänka på?
– Det allra första man måste ta ställning till är om det man ska implementera är den bästa lösningen på ett problem. Det kanske finns andra lösningar som skulle vara bättre. Det är lätt att glömma hur en implementering påverkar andra delar. Det kan bli att man löser ett problem men skapar ett annat.

Vad gäller det att se upp med?
– Det finns alltid risk för att det blir problem om man inte tänkt igenom vad det innebär för de som ska göra nytt i vardagen. Risken är särskilt stor om beslutet är fattat långt ifrån verksamheten och man inte har koll på hur något faktiskt redan görs.

– Det bästa är att involvera personer som har olika uppfattningar och roller i förhållande till det som ska implementeras. Var beredd på att det antagligen kommer att gå snett och att det handlar om hur snabbt kan man lösa sådant som annars skulle kunna leda till att projektet misslyckas.