Viktigt engagera närmaste chefen vid rehabilitering

Många företag har bra rutiner vid sjukfall och en bra policy. Utmaningen är att få närmaste chefen att bli engagerad och skapa förutsättningar för att hen ska kunna ta sitt rehabansvar. Det säger Annelie Christensen, affärsområdeschef på Starck HR.

Det är ingen större skillnad på problemen som stora och små företag har när det gäller att lyckas sänka sjuktalen. Det säger Annelie Christensen. Hon har nyligen anställts som affärsområdeschef på Starck HR i Stockholm, ett företag som arbetar med rehabilitering och uthyrning av HR-stöd.

Hon har lång erfarenhet av rehabilitering efter bl a många år inom företagshälsovården och pratar engagerat om möjligheterna till förbättring. De är stora på många arbetsplatser, det är hon övertygad om.

– Jag har varit mycket ute hos kund, träffat många företag och utbildat. Jag brukar börja med att ställa frågan: Hur ser sjuktalen ut?
De flesta har svar – annars får de ta fram uppgifter. Det är färre som har koll på hennes nästa fråga: Vet ni vad sjuktalen kostar er?

– Det är uppgifter man inte så gärna fördjupar sig i. Jag uppmanar arbetsplatsen att ta fram riktiga siffror. Där ska ingå kostnader för sjuklön, vikarier, upplärning, mm. Ibland tar det för lång tid att lära upp en vikarie. Företaget kanske då hoppar över att ta in en ersättare. Då får de andra i personalen jobba mer, något som kan leda till stress, missnöje, ohälsa, sjukskrivningar och personalomsättning.

Därefter brukar Annelie Christensen förorda ett möte med ledningen. Då frågar hon: Vad får förändringen kosta och vilken tid får den ta?

– I relation till vad sjuklönen vanligen kostar ett företag så brukar det var lätt att motivera dem att satsa både tid och en liten summa pengar i sammanhanget.

Hon jobbar just nu med en stor kund med drygt 4000 anställda som har en sjukfrånvaro på närmare 8 procent. Deras sjuklönekostnader ligger idag på dryga 35 miljoner kronor, den totala kostnaden som sjukfrånvaron medför beräknas vara uppåt 100 miljoner kronor.

– Att då satsa på att utbilda och stärka cheferna, förbättra de interna processerna och erbjuda medarbetarna rätt hjälp för rätt saker lönar sig. Sänker de sina sjuktal med dryga en procent – som är fullt möjligt – så blir det många kronor tillbaka till förslagsvis förebyggande åtgärder.

Annelie Christensen säger att många företag har gjort satsningar som varit temporära. Det ger kanske ett kortsiktigt resultat, men det varaktiga måste få ta tid.

Nästa steg är en arbetsplatsträff där ledningen berättar för alla anställda att man tänker ta tag i frågan, att man vill förbättra rehabiliteringen, etc.

– Det som sedan är viktigt är att utbilda cheferna om deras ansvar för rehabfrågorna och få dem intresserade. Det är närmaste chef som ska engagera sig när en anställd sjukskriver sig. Alltför många gör inte det, de tycker att rehab är något för företagshälsan eller HR-avdelningen.

Det är inte så konstigt, tillägger hon, man blir sällan chef för att man är intresserad av rehab.

– Ofta har företaget både bra rutiner, om vad som ska ske när någon blir sjuk, och en bra policy med goda ambitioner. Det är närmaste chefens kunskap och tid som brukar saknas. Mina utbildningsdagar ska skapa förutsättningar för chefer att vilja och kunna ta ansvar – de ska bli ägare av rehabfrågan. Sen ”städar” jag bort mig själv.

I utbildningen som omfattar en heldag pratar hon mycket om bakgrunden till varför rehabfrågan är så viktig.

– Höga sjuktal kostar både för landet, för arbetsplatsen och för individen. Det påverkar hur alla har det på jobbet, kollegorna får mer att göra och blir stressade, t ex. Det är heller inte bara VD som vill sänka sjuktalen. Regeringen begär av företagen att de ska arbeta med frågan.

Chefsutbildningen följs sedan upp med månatliga möten då chefen får handledning av en konsult och kan diskutera och få synpunkter på hur man kan gå framåt i olika konkreta ärenden. Det blir en slags vidareutbildning.

– Vi förespråkar t ex alltid att chefen ska ta kontakt med den sjukskrivna – såvida det inte handlar om några dagars förkylning. Vi vet genom forskning att sjukskrivning i många fall stjälper mer än det hjälper. Chefen kan t ex fråga om personen inte kan komma in en dag i veckan och jobba, om arbetsplatsen går att anpassa på något sätt.

Har t ex Pelle varit borta sex gånger på ett år så är det ovanligt mycket för den som inte är småbarnsförälder, eller har någon sjukdom.

– Det normala är att vi är sjukskrivna en till två gånger på ett år. Som chef ska du alltid fundera på om du har medarbetare som är sjuka ofta: Handlar problemet om en medicinsk sjukdom? Är det arbetsrelaterat? Är det inlåsning – dvs någon vill egentligen sluta? Är det misskötsel?

Visa att personen är viktig och att du bryr dig, råder hon.

– Bjud in till ett omtankesamtal och var ödmjuk, ställ frågor och lyssna. Nyckeln är att låta människor bli sedda och hörda. Min erfarenhet är att sådana samtal brukar tas emot positivt och ge bra resultat. Jag hörde om en arbetsplats som däremot bjöd in till ett ”korrigerande samtal”… Då vet jag inte riktigt hur man tänker att det ska bli en positiv anda?

Pelle kanske berättar att han har svårt att komma i säng i tid, eftersom han spelar dataspel om nätterna. Han känner sig trött och stannar hemma.

– Kom överens om en plan, kanske att han ska spela till senast elva när det är arbete nästa dag. Fråga också om du kan göra något. Pelle berättar då om hur jobbigt han tycker det är med tidiga morgnar. Kanske kan ni göra något byte så att de inte blir så många?

Boka sedan in uppföljningssamtal, uppmanar hon. Har allt gått bra; lyft det!, hon kallar det ett ”heja-heja-samtal”.

– Beröm! Säg: ”Jag ser skillnaden.” Det kanske låter lite oväntat, men många blir jätteglada.

Om det däremot inte går så bra och Pelle fortsätter att sjukskriva sig?

– Då fortsätter du med nytt möte, följ upp er handlingsplan; vad har du som chef gjort sedan sist, vad har Pelle gjort? Utvärdera, skriv en ny plan, boka in ett nytt datum med kortare tidsintervall denna gång för ny uppföljning tills det finns en lösning på situationen. Det här låter kanske tjatigt och jobbigt, men det kommer att ge resultat.

Kanske går det upp för Pelle, att han är på fel plats. Han vet nu också vilka förväntningarna är. Det är lättare att gå vidare när man först testat en handlingsplan. Chefen får klargöra vad som gäller, tillägger hon.

Vid det månatliga rådgivningsmötet kan chefen också få råd om när det är dags att ta in utomstående, t ex någon från företagshälsan eller vårdcentralen. Företaget kan också få hjälp med att upphandla rätt tjänster.

– Idag vet vi att allt inte är rehabärenden, mycket handlar om andra saker och ska därför också stöttas med rätt insats. Detta är vi experter på; att snabbt se vad som är vad och ge chefen tips och råd, hjälp med rätt kontakt till rätt orsak. Våra konsulter är oberoende.

I början träffas chefen och konsulten personligen, senare kan kontakten ske på t ex Skype, berättar Annelie Christensen.

– Det är slående hur mötena efter ett tag blir kortare allteftersom cheferna blir mer rutinerade och börjar agera på egen hand. I början pågår samtalen kanske en timme, sedan räcker det med 15 minuter. Det roliga är att cheferna ofta får en puff och vill gå vidare; de börjar arbeta mer förebyggande, det vi kallar prehab.

Arbetsplatser som lyckas sänka sjuktalen kommer in i goda cirklar, bl a för att övriga anställda slipper rycka in och stressen minskar, konstaterar hon.

– En lugnare personal kan ha god inverkan på klienter som är känsliga för stämning och bemötande, inom omsorg, på HVB-hem, exempelvis. Då blir de i sin tur lugnare, vilket gynnar personalen.

Hon berättar om två skolor med samma elevunderlag. Den ena skolan hade 14 procent sjukfrånvaro, den andra 4 procent.

– Personalen på skolan med höga sjuktal hävdade att detta berodde på att barnen kom sjuka och smittade dem. Men detta kunde inte stämma, för den andra skolan hade samma elevupptag.

Det handlade snarare om att många sjukskrivna är tecken på brister och ger en dålig loop, med mer att göra för kollegorna, stress och högre personalomsättning. Det påverkar barnen som blir mer oroliga och svårhanterliga. Och stressade anställda är mer infektionskänsliga.

– Det här är frågor som man kan resonera med hela personalgruppen om och om vad som krävs för en förbättring.