Hr-direktören: Arbetet kan vara en friskfaktor

Det är en onsdag eftermiddag i februari och vi har stämt möte med Eskilstuna kommuns hr-direktör Susanne Carlsson i stadshuset, en pampig byggnad från 1897 mitt i staden.

Susanne Carlsson är född och uppväxt i Eskilstuna. När det var dags för gymnasievalet, satt hon tillsammans med sin pappa och tittade på platsannonserna i en dagstidning.
– Han pekade och sa: De söker ekonom, ekonom, ekonom – så jag valde ekonomisk linjen. Men det var ett felval. Andra året bytte jag till samhällsvetenskaplig linje, där ämnena passade mig bättre.

Intresset för människor, viljan att lyssna på vänners problem och vänner som sa att hon var förtroendeingivande och lätt att prata med gjorde yrkesvalet lätt. Susanne Carlsson utbildade sig till psykolog vid Uppsala universitet.

Först hade hon en bild av att yrket handlade om att kliniskt behandla individer med terapi. Och trodde också att det var vad hon själv skulle ägna sig åt. Men när hon skrev sin c-uppsats om ledarskap och organisation blev det klart att det var arbetslivsfrågor hon ville arbeta med.
– Mitt kall blev att skapa så bra förutsättningar som möjligt för människor att må bra, utvecklas och prestera på jobbet. Har man det bra på sin arbetsplats blir det en friskfaktor i livet i övrigt. Arbetet blir ett tillfälle att fylla på energi för att hantera det som kan vara jobbigt privat. Det pratar vi väldigt sällan om.

Tanken var först att flytta till Stockholm efter studierna. Men hon träffade sin blivande man, även han från Eskilstuna, och återvände i stället till hemstaden.

På företagshälsovårdsföretaget Previa arbetade Susanne Carlsson med bland annat rehabilitering av anställda som hade stressrelaterade besvär på grund av sin arbetssituation. Efter nästan fem år där ville hon jobba mer förebyggande och sökte sig därför till hr-området och Eskilstunas kommunala fastighetsbolag. Där blev kompetensutveckling och chefshandledning hennes främsta uppgifter i några år.
– Sedan kände jag att jag måste testa att vara chef själv för att vara trovärdig.

Nu har hon varit hr-direktör i Eskilstuna kommunen sedan 2019.
– Det har aldrig varit min drivkraft att jobba inom kommunen. Men jag har alltid haft ett samhällsengagemang. Och är det någonstans man kan bidra till samhällsutvecklingen är det i en kommun.

 Att jobba i en politikerstyrd organisation som bland annat är anslagsfinansierad innebar också nya utmaningar för henne.
– Jag kan inte själv påverka intäkterna. Här får jag en påse pengar och en uppgift. Det är fortfarande en omställning för mig.

En annan utmaning är att balansera den politiska viljan mot gällande lagstiftning.
– Politiken har gått till val på att göra vissa saker. Som tjänsteperson måste jag se till att det görs på ett sätt så att lagar och avtal efterlevs.

Som exempel tar hon upp registerkontroller, för att undersöka personers bakgrund.
– Det är en fråga där det finns ett högt politiskt intresse, eftersom det finns människor som inte vill våra brukare och elever väl. Här har vi haft en dialog om vilka kontroller vi har lagstöd för.

En tjänsteperson i en kommun måste också kunna stödja både den politiska majoriteten och oppositionen, berättar Susanne Carlsson.

Själv arbetar hon bland annat med att skapa förtroende hos medlemmarna i personalutskottet, ett parlamentariskt tillsatt utskott, där både den politiska majoriteten och oppositionen finns representerad.
– Jag håller dem uppdaterade om vad som sker, våra arbetssätt och känsliga ärenden som de kan bli kontaktade om.

En arbetsmiljöutmaning i kommunen, men ungefär 10 000 anställda, är förekomsten av hot och våld mellan anställda och brukare. Det finns även yttre hot.
–Skjutningar har minskat i landet, men utifrån vad som händer i stan gör vi riskbedömningar kopplade till arbetsmiljön, inte minst för våra hemtjänstmedarbetare som finns överallt. Kommunen har haft ett förstärkt samarbete med polisen de senaste åren. Det har gett resultat, säger Susanne Carlsson.

De senaste tre åren har det också, enligt henne, inträffat att vakter har behövt vara med under möten mellan medarbetare och närmaste chef.
– Det är tunga personalärenden, där medarbetaren har gjort något allvarligt. Det kan till exempel handla om stölder. Och ibland har medarbetaren hotat en chef eller hr-medarbetare. Det är situationer som upplevs som väldigt hotfulla, säger Susanne Carlsson och tillägger:
– Det speglar samhällsklimatet i Sverige, med skjutningar, våldshandlingar, segregation och parallella samhällen.

För att minska risken för att fel personer anställs har rekryteringsprocessen i kommunen förstärkts. Det innebär bland annat att alla som kommer på en anställningsintervju måste visa sitt pass
– Och rekryteringskonsulterna har utbildat sig lite extra i hur man ställer frågor för att komma åt personer som vill oss och våra brukare illa, säger Susanne Carlsson.

 En stor utmaning för kommunen är att hitta medarbetare med rätt kompetens till äldreboenden och hemtjänst i takt med att invånarna över 80 år blir allt fler.

Ett sätt att hantera situationen är att vara en så attraktiv arbetsgivare som möjligt. En del i det arbetet är en satsning på att få ner sjuktalen i främst förskola, vård och omsorg – där sjukfrånvaron var mellan 10 och 15 procent år 2023.
– Det är alldeles för mycket. Kan vi få fler medarbetare att vara friska på jobbet än sjuka hemma löser det en stor del kompetensförsörjningen. Sjukfrånvaron orsaker också personligt lidande och ekonomiskt bortfall för individen.

En förklaring till de höga sjuktalen är, enligt henne, för många medarbetare per chef, ibland 35 – 40.
– En chef med många medarbetare hinner inte alltid säkerställa att alla får en bra introduktion och vara ett stöd när det gäller att göra prioriteringar. Det leder till osäkerhet, en risk för att göra fel och skapar mycket stress hos medarbetaren som kan leda till sjukdom.

En annan orsak till sjuktalen är den stora andelen timvikarier. Inom hemtjänsten har så mycket som var femte timme utförts av någon som inte har varit tillsvidareanställd, för att kommunen har velat ha flexibilitet i bemanningen och klara ekonomin.

Många timvikarier bidrar, enligt Susanne Carlsson, till en oro hos de tillsvidareanställda. De vet inte om det går att få tag på vikarier och om vikarierna klarar av sina arbetsuppgifter – en oro som kan leda till stressrelaterade besvär och sjukskrivning.

Vad gör då kommunen gör för att få ner sjuktalen? Mellan 2024 och 2027 satsas årligen 20 miljoner kronor på att anställa fler chefer för att få ner antalet medarbetare per chef. Hittills har ungefär 20 chefer inom äldreomsorgen anställts och antalet medarbetare per chef har minskat till 22.
– Men från början mottogs det inte bara positivt bland medarbetarna inom vård och omsorg. De undrade varför vi skulle anställa fler chefer, säger Susanne Carlsson.

Varför anställde ni inte fler medarbetare i stället?
– Cheferna är viktiga för att skapa goda förutsättningar för medarbetarna. De ska introducera nya medarbetare, hjälpa till att prioritera och följa upp sjukfrånvaro.

Förutom att anställa fler chefer satsas totalt minst 40 miljoner kronor på att minska andelen visstidsanställda inom äldreomsorgen, särskilt boende och hemtjänst. Hur många medarbetare som hittills har tillsvidareanställts har Susanne Carlsson inga siffror på.
– Men nu när medarbetarna har sett resultaten av att ha mer närvarande chefer och att grundbemanningen parallellt har säkrats är de positiva.

Hon berättar att idén till satsningen växte fram på hr-funktionen.
– Vi visste att sjukfrånvaron var väldigt hög. Och vi visste varför.

Det gick snabbt att få med sig både förvaltningschefen för äldreomsorgen och personalutskottets ordförande.
– Kommer vi med kloka förslag kan politiken säga ja till dem. Det är fördelen med att jobba nära politiken, säger Susanne Carlsson.

Om politikerna inte hade prioriterat sjuktalen hade hr-funktionen varit hänvisad till att jobba med det systematiska arbetsmiljöarbetet för att få ner sjukskrivningarna, alltså rapportera tillbud och arbetsskador och sedan analysera och följa upp rapporterna.

Susanne Carlsson framhåller att satsningen sker i samarbete med Mälardalens universitet.
– När politikerna satsar så här mycket vill vi veta vilka slutsatser vi kan dra inför framtiden och hur insatserna kan spridas till andra verksamheter. Det är viktigt att veta i vilka verksamheter man ska göra satsningarna. Och vad man behöver göra för att nå önskat resultat.

Ungefär ett år återstår av satsningen. I de grupper där cheferna har blivit fler och vikarierna färre har korttidssjukfrånvaron minskat med 0,9 procent.
– Det är fantastiskt att den går ner. Jag hade önskat att korttidssjukfrånvaron hade gått ner ännu mer. Men det behövs långsiktighet i sådana här insatser.

Målet är en sjukfrånvaro i vård, skola och omsorg på omkring 7 procent. Kommunen vill också sprida kunskap om hur det går att få ner sjukfrånvarotalen.
– Vi har liknande utmaningar med hög sjukfrånvaro i bland annat barnomsorgen. Kanske kan vi också sprida kunskap till andra kommuner. De som är intresserade vill vi gärna dela med oss till.

Vad händer när satsningen är över 2027?
– I år knyter vi ihop säcken för att se vad vi kan föreslå inför nästa mandatperiod. I den bästa av världar har vi ett bra beslutsunderlag och kan säga att om kommunen vill fortsätta att satsa på att anställa fler chefer, kostar det så här mycket och ger det här resultatet, säger Susanne Carlsson.

Om satsningen inte förlängs riskerar sjuktalen att sticka i väg.
– Risken är att vi börjar ersätta tillsvidareanställda med timanställda och ha fler medarbetare per chef igen. Kan vi inte hålla i det här över tid är vi snart tillbaka på samma ställe.